Teknologi Perkantoran: Pertemuan 6 & 7 - Mengoperasikan Alat Komunikasi Kantor

Interkom atau Aifon

A. Pengertian Interkom atau Aifon

Intercom berasal dari bahasa inggris yaitu, Intercommunication yang mempunyai arti hubungan dalam.Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya.Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari sautu ruangan ke ruangan lain.

B. Fungsi Intercom

1. Fungsi Intercom di lingkungan kantor

a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak lainnya.

b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meninggkatkan produktivitas kerja pegawai.

2. Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

a) Fungsi Intercom di masyarakat umum

a. Sebagai media informasi

b. Sebagai media pengetahuan

c. Sebagai media hiburan

C. Cara mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a. Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1. Angkat gagang telepon

2. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

3. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

4. Lakukan pembicaraan.

b. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1. Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

2. Pilih atau cari saluran yang kita tuju

3. Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

Handytalky

Handy Talky

A. Pengetian

disebut secara singkat HT adalah sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan telepon genggam yang dapat mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio dan sering dipakai untuk komunikasi yang sifatnya sementara karena salurannya dapat diganti-ganti setiap saat. Kebanyakan handy talky digunakan untuk melakukan kedua fungsinya yaitu berbicara ataupun mendengar.

B. Cara Penggunaan Handy Talky

Sebelum menggunakan HT para pengguna harus mengetahui dulu bagaimana cara menggunakan handy talkydengan benar.

1. Yang pertama anda harus Sopan santun dalam berkomunikasi dengan alat komunikasi ini

2. Kedua, perhatikan cara memanggil,

3. Bila panggilan pertama tidak langsung dijawab, tunggu kurang lebih 5 detik baru panggil kembali.

4. Pada saat seseorang memanggil dan belum ada jawaban jangan dimasuki panggilan dari stasion lain yang seolah-olah menyerobot komunikasi orang lain.

5. Bila sampai 4 atau 5 kali panggilan tidak menjawab, hentikan panggilan untuk memberikan kesempatan kepada stasion yang lain berkomunikasi selanjutnya mencari informasi keberadaan stasion yang dipanggil tersebut dengan menggunakan sarana komunikasi yang lain.

6. Bila tidak ada sarana komunikasi yang lain, pemanggilan dapat diulangi lagi.

C. Cara menjawab

1. Apabila mendengar panggilan sesegera mungkin untuk dijawab.

2. Jawaban terhadap panggilan, hendaknya singkat dan sopan dengan tetap berpegang pada prosedur komunikasi.

Contoh menjawab panggilan Kode percakapan HT

1. Panggilan : ALPHA-BRAVO

2. Jawaban : BRAVO-ALPHA GO A HEAD

D. Tata Cara berkomunikasi

1. Saat berbicara jarak HT kira-kira 2,5 cm dari mulut dengan posisi tegak.

2. Tekan PTT selama kira-kira 2 detik baru berbicara dan segera lepas tombol PTT setelah selesai berbicara.

3. Lakukan komunikasi dengan tertib secara bergiliran dengan memperhatikan hierarki dan atau urgensi berita.

4. Gunakan kerahasiaan, hindarkan penyebutan nama, jabatan atau senioritas dalam percakapan, gunakan Callsign yang telah ditentukan.

5. Berbicara dengan singkat dan jelas.

6. Pada kata-kata yang meragukan perlu diulangi/dieja sesuai dengan ejaan radio telephonny.

7. Berbicara dengan menggunakan kecepatan sedang dengan irama yang baik.

8. Biasakan menggunakan sandi percakapan yang berlaku.

9. Panggilan maksimal 3x.

TELEPON

Telepon

A. PENGERTIAN

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

B. Tata cara menangani telepon masuk

1. Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali!

2. Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note!

3. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya: “Selamat siang, SCBS Radio Selong?“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan “halo”!

4. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.

5. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

6. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.

7. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

RADIO

Radio

A. PENGERTIAN

Radio adalah teknologi yang digunakan untuk pengiriman sinyal dengan cara modulasi dan radiasi elektromagnetik (gelombang elektromagnetik). Gelombang ini melintas, dan merambat lewat udara, dan bisa juga merambat lewat ruang angkasa yang hampa udara, karena gelombang ini tidak memerlukan medium pengangkut (seperti molekul udara).

Berikut adalah contoh petunjuk penggunaan radio (FM), langkah demi langkah:

1. Pastikan radio sudah tersambung dengan sumber listrik. Apabila masih menggunakan baterai, pastikan dayanya masih cukup.

2. Cari tombol untuk menghidupankan radio, umunya tombol tersebut dituliskan kata ON.

3. Setelah radio menyala, mulailah menyetel saluran dan mengidealkan volume sesuai keinginan.

4. Setelah selesai mendengarkan radio, carilah tombol untuk mematikan. Biasanya tertulis kata OFF.

5. Agar lebih aman, pastikan radio listrik sudah tidak terhubung lagi dengan sumber listrik.

PEREKAM SUARA

Perekam Suara

A. Pengertian

Melakukan perekaman suara menggunakan voice recorde saat ini menjadi semakin mudah dengan hadirnya digital voice recorder. Voice recorder menjadi sebutan lain perekam suara. Alat ini biasa digunakan untuk berbagai keperluan.mulai dari hiburan hingga profesional, seperti para reporter berita untuk merekam suara narasumber.

B. Langkah-langkah menggunakan alat perekam suara :

1. Buka penutup baterai dan masukkan dua buah baterai AAA didalamnya. Setelah itu tutup kembali penutup baterai.

2. Hidupkan dengan cara menggeser tombol Hold pada sisi kiri.

3. Setting tanggal, bulan, tahun dan jam sesuai dengan waktu saat ini (Setting tanggal dan jam ini hanya perlu dilakukan sekali saja ketika anda baru memasukkan baterai. Untuk waktu lain, anda tidak perlu mengulanginya lagi karena settingan tersebut telah tersimpan di memory).