Pertemuan 3 - Memahami Mesin Kantor

   A.      Pengertian mesin kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.

   B.      Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.       Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2.       Jenis mesin hendaknya praktis.

3.       Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

4.       Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

5.       Mutu mesin harus baik.

6.       Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.

7.       Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

8.       Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

9.       Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan

10.   Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.

   C.      Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor

1.       Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya

Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskan dengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif.

2.       Kebutuhan Pegawai Perseorangan

Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.

3.       Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya

Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan.Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya.Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik.Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya.

4.       Fleksibilitas Penggunaannya

Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor.Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor.

5.       Harga dan Penanaman Modal

Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan.Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok.

6.       Nilai Keindahan

Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis.Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya. Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien.

7.       Preferensi Pegawai

Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai.Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan.

8.       Kualitas Pekerjaan Tata Usaha

Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar.

Referensi

https://bukuteori.com/2017/12/01/pengertian-mesin-kantor/

https://portal-ilmu.com/memilih-perlengkapan-mesin-kantor/

https://www.youtube.com/watch?v=3jVWeEGqZPg

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar ! 

Difficult question

1. Buatlah video cara menggunakan mesin laminating yang baik dan benar  ? (20)

2. Diskusikan tentang mesin-mesin kantor yang sering digunakan dalam kegiatan perkantoran yang

    cara pengoperasiannya mudah dilakukan ? (20)

3. Diskusikan bagaimana cara penggunaan mesin kantor yang baik agar dapt bertahan lama dan tidak

    mudah rusak ? (20)

Medium question

1. Jelaskan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membeli mesin-mesin kantor? (10)

2. Mengapa dalam pemilihan mesin kantor  juga harus mempertimbangkan nilai keindahan ? (10)

3. Bagaimana cara merawat mesin fotocopy yang baik? (10)

Easy question

1. Sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data           ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik      dan magnetic. Adalah pengertian dari.... (5)

a. Teknologi perkantoran

b. Peralatan kantor

c. Hiasan kantor

d. Mesin kantor

e. Bekal kantor

2. Yang bukan merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih mesin kantor adalah.. (5)

a. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya

b. Nilai Keindahan

c. Fleksibilitas Penggunaannya

d. Harga dan Penanaman Modal

e. Keunikan mesin

*Jawaban dikerjakan pada lembar folio

*Jawaban dikumpulkan di PJ

*PJ mengumpulkan jawaban di loker dosen