Pertemuan 2 - Memahami Perlengkapan Kantor

   A.      PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)

Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.  Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.   Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.      Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3.      Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4.      Sebagai asset dan pelengkap kantor.

   B.      JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.       Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.       Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.     Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.       Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

       Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan   pada suatu instansi.

1.     Perbekalan kantor (office suplies)

yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

contoh perbekalan kantor

a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)

b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.

c) Paper clip, jepitan kawat, staples.

   C.      ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1.       Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.       Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.       Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4.       Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5.       Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6.       Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7.       Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8.       Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

Untuk lebih jelas, berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor. Perbekalan tata usaha

a.       Pengertian perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

b.      Jenis-jenis perbekalan tata usaha

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.

1)        Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.

2)        Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.

3)        Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.

4)        Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar.

5)        Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.

6)        Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.

7)        Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.

Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

Referensi

http://leni-haryanti.blogspot.com/2012/11/perlengkapan-kantor_383.html

https://www.youtube.com/watch?v=ZQPt1QkVPoc&t=147s 

------------------------------------------------------------------------------------

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar !

Difficult question

1. Diskusikan dengan teman sebangku anda, apa pentingnya perlengkapan kantor bagi aktivitas perusahaan ? (20)
2. Buatlah paper gambar perlengkapan kantor beserta uraian tentang kegunaan perlengkapan kantor tersebut? (20)
3. Apakah bekal kantor dengan barang habis pakai berhubungan,kalau iya coba diskusikan dengan teman sebangkumu? (20)

Medium question

1. Apa saja hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan kantor yang baik ? (10)
2. Apa saja manfaat dari adanya perlengkapan kantor ? (10)
3.  Jelaskan beserta contoh jenis-jenis perlengkapan kantor? (10)

Easy question

1. Salah satu jenis perlengkapan kantor yang merupakan barang habis pakai…. (5)

a.       Meja kantor

b.      Kursi kantor

c.       Tinta

d.      Filling cabinet

e.      Gunting

2         2. Benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor dan biasanya tidak                tahan lama. Adalah definisi dari... (5)

a.       Mesin kantor

b.      Perabot kantor

c.       Bekal kantor

d.      Hiasan kantor

e.      Pesawat kantor

*Jawaban ditulis di lembar folio

*Jawaban dikumpulkan di PJ

*PJ mengumpulkan di loker dosen